Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués et protégés lorsque vous utilisez SYNOP•SYS : la console Web, l'application mobile SYNOP•SYS et le présent site Web (ensemble, le « Service »). Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Qui nous sommes

Le Service est exploité par SYNOP-SYS, établie au Québec (« nous »). Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels : Frederick Marcoux, fondateur. Vous pouvez la joindre à privacy@synopsysapp.com pour toute question sur la présente politique ou sur la façon dont nous traitons vos renseignements.

Notre rôle

Pour les renseignements nécessaires au fonctionnement de votre compte (qui vous êtes, comment vous vous connectez, comment vous payez), nous décidons de leur utilisation et nous en sommes responsables.

Les clients versent aussi des renseignements dans leur espace de travail : la configuration de leurs systèmes téléphoniques 3CX, les métriques et journaux qui en sont tirés, les sauvegardes, les enregistrements d'appels ainsi que les noms et coordonnées de leurs propres utilisateurs et utilisateurs finaux. Pour ce contenu, nous agissons au nom du client, à titre de fournisseur de services, et ne le traitons que pour fournir le Service selon ses instructions. Le client demeure responsable d'avoir un fondement valable pour recueillir ces renseignements et de répondre aux demandes des personnes concernées.

Renseignements que nous recueillons

Renseignements de compte et coordonnées. Votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre organisation et un numéro de téléphone si vous choisissez de recevoir vos codes de connexion par texto. Nous conservons aussi un registre de vos connexions et des méthodes de sécurité que vous activez (clés d'accès, applications d'authentification, codes de secours), sous une forme protégée.

Demandes d'accès. Lorsque vous utilisez le formulaire de demande d'accès de ce site Web, nous recueillons le nom de votre entreprise, vos prénom et nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone si vous le fournissez, ce que vous nous dites de votre entreprise, le nombre de systèmes téléphoniques que vous prévoyez gérer, la langue de la page et le fait que vous avez donné votre consentement. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour répondre à votre demande et, si vous allez de l'avant, pour créer votre espace de travail et votre compte.

Contenu de l'espace de travail. Les renseignements que votre organisation ajoute au Service ou recueille par son intermédiaire : configuration des PBX, métriques de performance, journaux d'événements et d'audit, sauvegardes et enregistrements d'appels stockés sur les systèmes téléphoniques de votre organisation que vous choisissez de consulter ou de télécharger.

Renseignements de facturation. Les abonnements sont facturés par l'intermédiaire de Stripe. Stripe recueille et conserve les renseignements de votre carte de paiement; nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte complets. Nous conservons les registres de facturation nécessaires à des fins comptables et fiscales.

Renseignements techniques. Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, ainsi que les journaux de sécurité et d'audit qui consignent les actions importantes effectuées dans le Service. Nous les utilisons pour assurer la sécurité du Service et pour enquêter sur les problèmes.

L'application mobile. L'application mobile SYNOP•SYS utilise votre adresse courriel, votre nom et votre identifiant d'utilisateur pour vous connecter, ainsi qu'un jeton de notification poussée et des jetons d'Activités en direct pour vous transmettre les alertes et la progression des tâches. L'application ne contient aucun logiciel d'analyse ni de publicité et ne vous suit pas dans d'autres applications ou sites Web.

Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour fournir le Service et en assurer la sécurité, authentifier les utilisateurs, transmettre les notifications configurées par votre organisation, facturer le Service, répondre aux demandes de soutien, améliorer le Service et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas pour établir des profils publicitaires.

Consentement

Nous recueillons votre consentement lorsque vous créez un compte et lorsque vous activez des fonctionnalités facultatives, comme les codes de connexion par texto ou les notifications poussées. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en modifiant ces paramètres ou en écrivant à privacy@synopsysapp.com, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Le retrait du consentement peut empêcher la prestation d'une partie du Service.

Lieu de conservation des renseignements

Les renseignements sont conservés au Canada, dans les centres de données d'Amazon Web Services de la région ca-central-1 (Montréal). En production, les bases de données sont aussi répliquées dans la région ca-west-1 (Calgary) à des fins de reprise après sinistre.

Fournisseurs de services

Nous faisons appel aux fournisseurs de services suivants pour exploiter le Service. Chacun ne reçoit que les renseignements dont il a besoin et est tenu à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Fournisseur	Fin
Amazon Web Services	Hébergement, bases de données, stockage de fichiers et sauvegardes
Stripe	Facturation des abonnements et traitement des paiements
Cloudflare	Service de noms de domaine, terminaison TLS et relais du trafic vers ce site Web, et protection des formulaires d'inscription et de demande d'accès contre les abus automatisés (Cloudflare Turnstile)
Google Fonts	Diffusion de la police de caractères de la console Web : votre navigateur demande les fichiers de police, et donc votre adresse IP, à Google
SMTP2GO	Envoi des courriels transactionnels (invitations, codes de connexion, alertes)
Apple Push Notification service	Envoi des notifications mobiles et des mises à jour des Activités en direct

Certains de ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25.

Intégrations que vous activez

Votre organisation peut relier le Service à d'autres produits, comme Twilio ou Telnyx pour les textos, Microsoft Entra ID et Microsoft Graph, PagerDuty, Slack, Microsoft Teams, ConnectWise, Autotask, HaloPSA ou ses propres webhooks. Ces intégrations sont configurées par votre organisation, avec ses propres comptes. Les renseignements qui leur sont transmis sont régis par les ententes entre votre organisation et ces fournisseurs.

Conservation

Nous conservons les renseignements de compte tant que le compte est actif. Nous conservons une demande d'accès jusqu'à 12 mois après notre dernier échange à son sujet, ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de la supprimer; lorsque nous créons un espace de travail à partir de celle-ci, ses renseignements deviennent vos renseignements de compte. Les métriques sont conservées pendant la période de conservation de votre forfait. Les sauvegardes et les enregistrements d'appels stockés dans votre espace de travail sont conservés jusqu'à ce que votre organisation les supprime ou ferme l'espace de travail. À la fermeture d'un espace de travail, nous en supprimons le contenu dans un délai raisonnable, sauf les renseignements que nous devons conserver plus longtemps pour respecter nos obligations légales, fiscales ou comptables.

Sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures adaptées à leur sensibilité, notamment le chiffrement en transit et au repos, une base de données et un stockage distincts pour chaque espace de travail, un accès selon le principe du moindre privilège pour notre personnel et nos systèmes, l'authentification multifacteur et la journalisation d'audit.

Vos droits

Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de les faire rectifier, de les faire supprimer, de les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, de retirer votre consentement et, s'il y a lieu, de demander que cesse la diffusion de renseignements vous concernant. Vous pouvez télécharger vos propres renseignements personnels et effacer vos données d'un espace de travail vous-même, à partir du Service; les administrateurs d'un espace de travail peuvent aussi exporter les données d'un membre.

Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@synopsysapp.com. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vous êtes utilisateur de l'espace de travail d'un client, adressez-vous d'abord à cette organisation : elle contrôle le contenu de l'espace de travail, et nous l'aiderons à répondre à votre demande.

Ce site Web

Ce site Web n'utilise aucun témoin (cookie), aucun outil d'analyse et aucun traceur tiers. Il enregistre un seul paramètre dans votre navigateur pour mémoriser si vous préférez le thème clair ou sombre; ce paramètre ne quitte jamais votre appareil. Lorsque vous commencez à remplir le formulaire de demande d'accès, votre navigateur charge une vérification Cloudflare Turnstile qui confirme qu'une personne le soumet; Cloudflare reçoit votre adresse IP et des renseignements techniques sur votre navigateur à cette seule fin.

Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité touchant des renseignements personnels survient, nous évaluons le risque de préjudice sérieux et, lorsque la loi l'exige, avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et consignons l'incident dans un registre.

Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité vos renseignements ou votre demande, communiquez d'abord avec nous à privacy@synopsysapp.com. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Nous vous aviserons de toute modification importante par courriel ou dans le Service avant son entrée en vigueur. La date indiquée en haut de cette page correspond à la dernière mise à jour.

Nous joindre

SYNOP-SYS Frederick Marcoux, fondateur, responsable de la protection des renseignements personnels privacy@synopsysapp.com